事務職を目指すのであれば秘書検定は取得しよう

事務職を目指す時に、なるべく有利になるような資格を取得したいのであれば、「秘書検定」がお勧めです。

 

秘書検定は、主に秘書に必要なスキルを身に付けているのか試すテストであり、4級から1級が主にあります。基本的に3級から取得する人が多く、受験者数の7割が2級を目指します。

秘書検定となっていますが、事務職に必要なスキルを身に付ける事が出来るので、事務職を目指す人にとっても意味がある資格です。

 

秘書検定で身に付けられる事

 

秘書検定は、主にビジネスマナーを身に付ける事が出来ます。

接客応対

敬語の使い方

接待の仕方

上司またはお客さんとの会話の仕方

電話応対

資料の管理

祝辞のなどの書き方

 

などさまざまです。幅広いビジネスマナーを身に付ける事が出来るので、事務で仕事をする時に役に立ちます。

事務職で働いている時に、一般的な常識が理解出来ていないと上司から注意されたり、取引先の人からマイナス評価をもらう事になり、非常にまずいです。そのような事がないように、ビジネススキルを身に付けておく事は非常に重要です。

 

一般的な常識になりますが、実際に一般常識を知っている人って意外と少ないです。敬語にしても、使い方を間違っている人は多くいます。秘書検定は、そういった間違った常識を正しい常識にしてくれるので、事務職だけでなくて、これから社会人として活躍するためには必須と言えますね。

また、秘書検定を取得していると、ビジネスマナーが身に付いているという証明にもなるので、オフィスワークや接客業の仕事では有利に働く事が多いです。

 

秘書検定は2級以上を目指す

 

さて、秘書検定を目指す時に大事なのが、級です。

 

実際3級以下を取得してもただの飾りにしかならないです。取得を目指すのは2級以上ですね。この事を理解している人が多いので、2級以上を受験する占める割合が非常に多くなっています。2級を取得するためには、専門の参考書を購入して、過去問を解くとある程度は、合格レベルに達する事が出来ます。

 

今まで知らなかった知識もあるので、ちょっと戸惑う事がありますが、時間をかけて勉強すれば十分に合格レベルに達する事が出来ます。秘書検定の通信講座もありますが、2級までは独学でも十分可能です。通信講座を活用した方が合格しやすくなったり、短期間での合格も可能性としては高いですが、独学でも半年かからずに合格出来ます。試験も年に数回あるので、それもプラス要素ですね。

 

自信がない人は通信講座を活用して、独学でも合格出来る自信がある人は市販で販売している参考書や問題集で試験対策をします。難易度的には2級まではそこまで難しくないですね。私も取得していますが、半年ぐらいマイペースで勉強して一発で合格出来ました。1日に数時間勉強出来る人は、もっと早く合格出来るかもしれませんね。

 

ただ、準1級以上になると難易度が高くなります。

準1級と1級は筆記試験だけでなくて、面接試験もあります。準1級の面接は簡単なものですが、1級の面接は本格的なものなので多少苦戦すると思います。

もちろん、筆記試験も難易度が高くなっているので、2級の参考書では対応出来ないです。つまり、1級の参考書を購入して試験勉強していきます。

 

準1級からは通信講座を活用した方が良さそうですね。

 

面接ですが、公式の参考書を見ればどのような面接になるのかある程度、把握出来ます。後は、秘書検定知識をうまく活かせるように練習する事です。準1級以上は難易度が高くなりますが、それだけ合格している人も少ないので、他の人と差別化を計れますね。

 

基本的なビジネスマナーを身に付けたいのであれば、2級を取得して、少しでも採用されたいのであれば準1級以上を目指します。

別に秘書検定に限らないですが、このように階級がある試験はなるべく1級を目指すのが就職するためのポイントになりそうです。

 

秘書検定だけでは採用されない

 

秘書検定は準1級以上だと高く評価される事が多いです。また、2級でもビジネスマナーを身に付けている証拠になるので一定の効果が期待出来ます。

 

しかし、秘書検定を持っているから採用される可能性が高いとは限らないです。たしかに取得していない人よりは一歩前進する事が出来ますが、採用の決め手となるかといえばそうではないです。

つまり、他の資格を取得したり、面接でミスを犯さないなど他の要素も必要になってきます。また、経験者の方が秘書検定取得者よりも高く評価される事も珍しくないので、その点は理解して、採用に挑む必要があります。

ただ、少しでも前進したい、事務の経験がないという場合は取得しておいた方が良いでしょう。

秘書検定は、ちょとしたアピール材料になるという事ですね。

 

また、秘書検定は採用試験で高評価をもらうというよりは、自分のビジネススキルを高めるために取得するという意味合いが違いですね。秘書検定に対する評価がどうであれば、社会人として必要なスキルを身に付ける事が出来るので、それだけで取得する意味があります。もし、採用されても、社会人としてのビジネススキルが乏しい場合は、恥をかきます。そういう意味では、火除検定は取得する価値があるという事ですね。

 

資格は、採用試験を有利にするだけでなくて、自分のスキルを少しでも高めて、採用された時に企業に貢献するためのものです。貢献すれば、昇進や昇給などが出来て、自分のためにもなります。

このように、秘書検定についての知識についてお話しましたけど、これを見て取得したいという人はぜひ目指して、少しでも自分の役に立てるようにしてほしいです。

事務職は女性の方が有利

フリーターから就職出来る職業には事務職があります。

 

この事務職は、全体的に見て女性の方が採用されやすい状況です。つまり、男性は事務職を目指すのは苦戦する可能性が高いのでお勧め出来いないです。

 

事務職は企業の顔

 

さて、事務職は企業の顔になります。電話応対や受付などは事務の役目になりますが、女性の方が華がありますよね。華を持ってお客さんをで迎えたい企業も多いです。その方が、印象が良いです。

 

実際に、受付事務は女性ばかりの事が多く、会社に電話した時も女性が出来る事が多いですよね。つまり、意図的に女性を多く採用しているという事です。このような状況下では、男性は不利になります。もちろん、すべての企業が女性を優先しているわけではないですが、今現在も事務職は女性という風習が強いので、女性にお勧めの職業です。

 

もちろん、女性が多く応募しているのも1つの要因です。経理事務以外は、女性の応募者が多いです。男性の応募者はごく僅かという感じですね。

 

男性が少ない理由には待遇面がある

 

事務職は男性が少なくなっていますが、待遇面が1つの原因です。事務の正社員の給料は高くないです。月収が10万代という事も多く、月収30万円の事務職は少ないです。男性は、やはり給料の高さを重視している人が多く、さらに結婚して子どもを育てていきたい人は、月収が30万円以上なるような仕事を目指す事も多いです。

 

つまり、男性にとって事務職はあまり向かないという事です。ただ、経理事務は違います。経理事務は男性も多く、月収も高くなる事は珍しくないです。なので、男性が事務職を目指すのであれば、経理事務がお勧めです。

 

経理事務になるためんは、簿記検定2級以上や税理士の資格などは取得しておいた方が良いですね。特に簿記2級は必須と言えます。男性で一般事務として働く事も可能ですが、もし働けても、周りが女性ばかりなのでコミュニケーションに戸惑いがあるかもしれませんし、うまく異性と付き合うためのスキルを身に付ける必要がありますね。

 

女性だから事務職に有利とは限らない

 

事務職は男性と比べると女性の方が有利です。ただ、あくまで男性と比べるとですね。

 

実際に、事務職の応募者は女性が多く、採用をもらうためには女性たちと競争をして採用を勝ち取る必要があります。つまり、女性だから有利というのは実際には気にしなくても良いです。

 

事務職を目指す人は、未経験者や経験者などさまざまで、経験者の方が当然有利です。別に正社員の経験でなくても、アルバイトや派遣の経験でも評価してくれます。経験があれば、事務職に応募していくと、どこかで採用される可能性が高いですね。

ただ、経験がないとなれば経験者に劣る事になります。経験が重視される事務職ですから、未経験者の女性は資格を取得するのが得策です。簿記検定2級以上やオフィスソフト検定、ビジネスマナー検定などがあります。

 

オフィスソフトは、事務職で良く使うので、関係がある検定を取得するのは自分のスキルを証明出来ます。パソコンを使用する事が出来ると口で伝えるよりも、資格でアピールした方が無難です。

 

経験もない、資格もないとなればかなり不利です。女性でも、不採用が続く可能性があります。事務職は求人数は多いですが、応募者も多いので、計画的に目指す必要があります。正社員の採用は難易度が高いですが、アルバイトや派遣は難易度が下がります。

 

事務職を目指す時に必要なスキル

昨日は、少し事務職について触れました。

 

フリーターの人からすると事務職はチャンスがあるので、目指すというのは全然ありです。ただ、事務職になるためにはスキルも必要ですね。面接でもそのスキルについてテストされる可能性があり、事務職で働く事が出来るスキルがあると認められると採用される可能性が高いです。

 

今日は、どのようなスキルが必要なのかをお話します。

 

パソコンスキル

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事務職と言えばパソコンを使う仕事が多いです。

 

書類の確認、作成も仕事の1つであり、あらゆる情報はパソコンで管理している企業が多いです。つまり、パソコンのスキルは最低限必要です。

 

ではどのようなパソコンスキルが必要かというと

 

タイピング

オフィスソフト

 

この2点ですね。

まずは、タイピングです。要するにスムーズに打てるかですね。キーボードを見ずに、文章作成する事が出来るかという事です。書類作成をスムーズに行う事が必要ですから、タイピング力が乏しいですと事務作業が出来ないです。タイピングを鍛えるためには、自分でパソコンを購入して家で打つ練習をする事ですね。

 

タイピング力を高める事が出来るソフトやゲームもありますし、1日1時間ぐらい打つ練習をすれば簡単に上達します。いくらパソコンを持っている場合でも、ネット検索しかしていない人はタイピング力は高くないです。やはり、打つというのが大事なので、タイピングに自信がない人は練習は必要です。

 

次のオフィスソフトですね。

事務職で必要になるのが、ワードとエクセルです。この2つは良く使うのでマスターしておく必要があります。

オフィスソフトをマスターするには、まずはオフィスソフトをインストールする必要があります。自分のパソコンにオフィスソフトをインストールすると、練習出来ます。既にオフィスソフトがインストールされているパソコンもあります。この場合は、別にインストールする必要がないので、出来る限りパソコンを購入する時は、オフィスソフトが既にインストールされているものを購入します。

 

ワードとエクセルですが、使い方をマスターする必要があります。心配しなくても書店で専門書が販売されてます。つまり、専門書を見れば初心者でもマスターする事が出来ます。完璧にマスターする必要はないですが、ある程度のオフィスソフトの知識は身に付けておくようにします。ワードとエクセルの知識が身に付けているだけでも事務職では高評価をもらえます。

 

もちろん、オフィスソフトのスキルを証明出来る検定などもあるので、それを取得するのも1つのアピールポイントです。

 

以上のように、パソコンの知識と技術は仕事上どうしても必要です。事務職を目指すのであれば、きちんとパソコンのスキルを身に付けてから求人に応募するようにします。

 

ビジネスマナーの習得

 

事務職は接客をする事も多いです。また、電話対応も多くなるので、ビジネスマナーを見に付ける必要があります。

 

例えば、敬語や電話応対、接待スキルなどですね。特に敬語は日々使うものなので、正しい敬語を話せるようにします。敬語をマスターしているつもりでも、間違った敬語を使っている事もあります。普段何気なしに使う事が多い敬語ですが、何気に間違って習得している事もあるので、書店で敬語の専門書を購入して再び勉強するのが良いですね。

 

ビジネスマナーを身に付ける方法としては、ビジネスマナー検定や秘書検定を取得するのがお勧めです。

この2つはビジネスマナーのスキルを証明する事が出来るだけでなくて、合格するころには基本的な敬語知識を身に付けている事が多いです。もちろん、他のビジネスに関するスキルも身に就く事が出来るので、取得するのはお勧めです。

 

どちらも級がありますが、評価されるのは2級以上からです。準1級ぐらいになると筆記試験だけでなくて面接試験が行われます。さらにビジネススキルを身に付けられるので、準1級を目指すことが大きなプラスです

 

言語力

 

事務職のスキルとして必要なのが言語力です。

 

当然、書類作成をする必要がありますが、誤字があると問題です。漢字の知識が乏しい場合は、漢字変換時に誤字をしてしまう可能性があり、さらに文章能力がないと正しい文章を書く事が出来ないです。

 

書類を作成する時には、正しい文章が基本となるので、漢字と文章能力は必要と言えるでしょう。

 

漢字は、漢字専門書を購入して勉強するか、本を読んで漢字に慣れておく事が必要です。文章能力を上げるためには、まずは専門書を読んで文章の基本をマスターして、後はブログやサイトを開設して文章を書くというのが良いですね。

 

ネットでは、ブログライターと言う仕事もあります。この仕事をする事によって、文章能力をマスター出来る可能性が高いです。

 

以上のように、最低限の事務職の知識をお話しました。

 

今回お話した事は、事務の基本となるので出来れば身に付けてほしいというよりは、確実に身に付けてほしいです。必要なスキルがあるのかというのは採用試験で影響するだけでなくて、いざ採用されて働く時にも影響してくるので、大変ですけど身に付けるようにします。