事務職を目指す時に必要なスキル

昨日は、少し事務職について触れました。

 

フリーターの人からすると事務職はチャンスがあるので、目指すというのは全然ありです。ただ、事務職になるためにはスキルも必要ですね。面接でもそのスキルについてテストされる可能性があり、事務職で働く事が出来るスキルがあると認められると採用される可能性が高いです。

 

今日は、どのようなスキルが必要なのかをお話します。

 

パソコンスキル

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事務職と言えばパソコンを使う仕事が多いです。

 

書類の確認、作成も仕事の1つであり、あらゆる情報はパソコンで管理している企業が多いです。つまり、パソコンのスキルは最低限必要です。

 

ではどのようなパソコンスキルが必要かというと

 

タイピング

オフィスソフト

 

この2点ですね。

まずは、タイピングです。要するにスムーズに打てるかですね。キーボードを見ずに、文章作成する事が出来るかという事です。書類作成をスムーズに行う事が必要ですから、タイピング力が乏しいですと事務作業が出来ないです。タイピングを鍛えるためには、自分でパソコンを購入して家で打つ練習をする事ですね。

 

タイピング力を高める事が出来るソフトやゲームもありますし、1日1時間ぐらい打つ練習をすれば簡単に上達します。いくらパソコンを持っている場合でも、ネット検索しかしていない人はタイピング力は高くないです。やはり、打つというのが大事なので、タイピングに自信がない人は練習は必要です。

 

次のオフィスソフトですね。

事務職で必要になるのが、ワードとエクセルです。この2つは良く使うのでマスターしておく必要があります。

オフィスソフトをマスターするには、まずはオフィスソフトをインストールする必要があります。自分のパソコンにオフィスソフトをインストールすると、練習出来ます。既にオフィスソフトがインストールされているパソコンもあります。この場合は、別にインストールする必要がないので、出来る限りパソコンを購入する時は、オフィスソフトが既にインストールされているものを購入します。

 

ワードとエクセルですが、使い方をマスターする必要があります。心配しなくても書店で専門書が販売されてます。つまり、専門書を見れば初心者でもマスターする事が出来ます。完璧にマスターする必要はないですが、ある程度のオフィスソフトの知識は身に付けておくようにします。ワードとエクセルの知識が身に付けているだけでも事務職では高評価をもらえます。

 

もちろん、オフィスソフトのスキルを証明出来る検定などもあるので、それを取得するのも1つのアピールポイントです。

 

以上のように、パソコンの知識と技術は仕事上どうしても必要です。事務職を目指すのであれば、きちんとパソコンのスキルを身に付けてから求人に応募するようにします。

 

ビジネスマナーの習得

 

事務職は接客をする事も多いです。また、電話対応も多くなるので、ビジネスマナーを見に付ける必要があります。

 

例えば、敬語や電話応対、接待スキルなどですね。特に敬語は日々使うものなので、正しい敬語を話せるようにします。敬語をマスターしているつもりでも、間違った敬語を使っている事もあります。普段何気なしに使う事が多い敬語ですが、何気に間違って習得している事もあるので、書店で敬語の専門書を購入して再び勉強するのが良いですね。

 

ビジネスマナーを身に付ける方法としては、ビジネスマナー検定や秘書検定を取得するのがお勧めです。

この2つはビジネスマナーのスキルを証明する事が出来るだけでなくて、合格するころには基本的な敬語知識を身に付けている事が多いです。もちろん、他のビジネスに関するスキルも身に就く事が出来るので、取得するのはお勧めです。

 

どちらも級がありますが、評価されるのは2級以上からです。準1級ぐらいになると筆記試験だけでなくて面接試験が行われます。さらにビジネススキルを身に付けられるので、準1級を目指すことが大きなプラスです

 

言語力

 

事務職のスキルとして必要なのが言語力です。

 

当然、書類作成をする必要がありますが、誤字があると問題です。漢字の知識が乏しい場合は、漢字変換時に誤字をしてしまう可能性があり、さらに文章能力がないと正しい文章を書く事が出来ないです。

 

書類を作成する時には、正しい文章が基本となるので、漢字と文章能力は必要と言えるでしょう。

 

漢字は、漢字専門書を購入して勉強するか、本を読んで漢字に慣れておく事が必要です。文章能力を上げるためには、まずは専門書を読んで文章の基本をマスターして、後はブログやサイトを開設して文章を書くというのが良いですね。

 

ネットでは、ブログライターと言う仕事もあります。この仕事をする事によって、文章能力をマスター出来る可能性が高いです。

 

以上のように、最低限の事務職の知識をお話しました。

 

今回お話した事は、事務の基本となるので出来れば身に付けてほしいというよりは、確実に身に付けてほしいです。必要なスキルがあるのかというのは採用試験で影響するだけでなくて、いざ採用されて働く時にも影響してくるので、大変ですけど身に付けるようにします。

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